Die wichtigsten Tools für virtuelle Assistenten

Aktualisiert: 10. Mai 2020

Wenn du dich fragst, welche Tools eine virtuelle Assistentin braucht, zeige ich dir heute meine Werkzeugkiste.


Ganz ehrlich: Ich war am Anfang völlig überfordert mit der ganzen Palette an Programmen, Tools und Systemen die es auf dem Markt gibt.Was braucht man wirklich und was ist unnötig?

Nachfolgend zeige ich dir gerne welche Programme ich am meisten und auch am liebsten nutze.


Die wichtigsten Tools für virtuelle Assistenten


Trello: Für Projektmanagement & To-Do-Listen

Ich liebe To-Do-Listen und dafür ist Trello genial. Über Trello kann ich meine Projekte, To-Do-Listen uns sämtliche Aufgaben organisieren. Des weiteren kannst du Boards erstellen, wo du gemeinsam auch mit Kunden daran arbeiten kannst.


Dropbox: Dateien teilen

Ich verwende am liebsten Dropbox oder Google Drive um mit Kunden Dateien zu teilen, zu speichern oder zu bearbeiten. Ein System wo du grössere Dateien senden oder eben speichern kannst ist unabdingbar, da du diese nicht einfach per Mail versenden kannst. Ebenfalls musst du sensible Daten auch geschütz versenden können.


Canva: Zur Grafikerstellung

Um Präsentationen, Flyer, Visitenkarten oder ähnliches zu erstellen verwende ich am liebsten Canva (für aufendigeres Adobe InDesign). Mit diesem Tool gelingt es dir sogar als Anfäger schöne Flyer und Logos zu erstellen. Es gibt sämtliche Vorlagen, auch für Blogbanner oder Social Media Beiträge. Die kostenlose Version reicht für das erste kennenlernen vollkommen aus. Für aufwändigere Projekte ist die Pro Version unbedingt zu empfehlen, da du 1000 von Bildern kostenlos downloaden kannst und individuelle Grössen z.B für Visitenkaeten mit einem Klick anpassen kannst.


ActiveCampaign: Newsletter Tool

In der heutigen Zeit ist ein Newsletter im Online-Marketing nicht mehr wegzudenken. Ein eigener Newsletter ist ein unfassbar machtvolles Tool. Neben der Möglichkeit wöchentliche Newsletter zu versenden, hast du auch die Möglichkeit alles zu automatisieren. Diese Automatisierung kannst du mit ActiveCampaign perfekt umsetzten. All das arbeitet Tag und Nacht – ohne das ich etwas dafür tun muss. Und genau deswegen rate ich dir zu E-Mail Automatisierungen! Sie sparen Zeit und haben einen enorm positiven Effekt auf das Marketing.


Zoom: Videokonferenz

Mit Zoom kannst du Videokonferenzen tätigen, dies ist ideal wenn du Kunden hast die im Ausland sind oder du kurz was besprechen musst. Genial finde ich, dass du die Calls aufzeichnen kannst, dies ist hilfreich wenn dir der Kunden was erklären oder zeigen muss.


Google Analytics: Messe Besucherströme für Kunden

Wenn du Webseiten für Kunden erstellst, müssen auch Erfolge sichtbar sein und ich will dem Kunden Zahlen liefern können. Auf jeder Webseite von mir ist Google Analytics installiert. Somit kann ich Analysen machen und Webseiten verbessern.


Bexio: Buchhaltung und Arbeitszeiterfassung

Für meinen Papierkram nutze ich Bexio. Für mich eines der hilfreichsten und einfachsten Tools wenn es um die Buchhaltung geht. Es beinhaltet von der Buchhaltung über die Rechnungstellung bis hin zum versenden von Aufträgen alles. (Sogar die Lohnbuchhaltung ist integriert.) Du kannst für jeden Kunden deine individuellen Stundensätze erfassen und deine Arbeitszeit direkt in Projekte und Rechnungen importieren. Für mich gibt es nichts genialeres...


Hiermit hast du eine Übersicht über die gängigsten Programme als virtuelle Assistentin. Diese zählen zum Grundstock, wenn du in diesem Business starten möchtest.


Welche Tools nutzt du in deiner täglichen Arbeit? Schreib es mir in die Kommentare.

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Laura Meier

Baumgarten 8

9127 St. Peterzell

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